Reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, podobnie jak prowadzenie jej spraw, jest zarówno prawem, jak i obowiązkiem zarządu. Teoretycznie spółka z o.o. może istnieć bez zarządu i w praktyce rynkowej można spotkać wiele takich spółek, jednak taki stan rzeczy pozbawia spółki faktycznej możliwości działania. Dodatkowo brak informacji o składzie zarządu nie budzi zaufania do spółki, dlatego z praktycznego punktu widzenia, należy stwierdzić, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi mieć zarząd.
Poza zarządem, spółkę mogą reprezentować pełnomocnicy, prokurenci ustanowieni przez zarząd oraz przedstawiciele ustawowi, np. likwidator lub syndyk. Reprezentacja sprowadza się do składania i przyjmowania oświadczeń woli za spółkę lub w jej imieniu i dotyczy działań podejmowanych w stosunkach zewnętrznych. Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych oraz nie może zostać ograniczone ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.
Zarząd składa się z jednego lub większej liczby członków, wybranych uchwałą wspólników, spośród wspólników lub spoza ich grona, „chyba że umowa spółki stanowi inaczej” (warto zapamiętać to określenie, pojawi się dzisiaj wielokrotnie). Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie została skazana prawomocnym wyrokiem, o czym szerzej poniżej. Dodatkowe wymagania kandydatów na stanowisko członka zarządu, takie jak np. wykształcenie, czy umiejętności, mogą zostać wskazane w uchwale wspólników. Osoba powołana na stanowisko członka zarządu musi wyrazić pisemną zgodę, która stanowi załącznik do wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS.
W procesie podejmowania uchwały o powołaniu do zarządu, niezwykle istotne są postanowienia umowy spółki. Uchwała o powołaniu do zarządu, z reguły podejmowana jest na zgromadzeniu wspólników. Może być również podjęta bez odbycia zgromadzenia, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą pisemną zgodę, o ile nic innego nie wynika z umowy. Zarząd może być powołany także przez radę nadzorczą po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego.
Prawo reprezentacji i prowadzenia spraw spółki przysługuje członkowi zarządu od chwili podjęcia uchwały o jego powołaniu, do momentu wygaśnięcia mandatu. Wpis do rejestru ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że zarząd może reprezentować spółkę również przed dokonaniem wpisu. Wygaśnięcie mandatu członka zarządu powoduje konieczność wykreślenia go z rejestru przedsiębiorców KRS.
Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu, zapadają bezwzględna większością głosów i dla swojej skuteczności nie wymagają ogłoszenia ani, co do zasady, podpisania. Umowa spółki może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu. Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał także oddając swój głos na piśmie, za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa stanowi inaczej.
Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Mandat członka zarządu wygasa także wskutek jego śmierci, odwołania lub rezygnacji.
Jak wspomniano powyżej, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Sprawy nieprzekraczające zwykłego zarządu, członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały wspólników. Jeśli sprawa przekracza zwykły zarząd lub jeśli przed jej załatwieniem, inny członek zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu, wymagana jest odpowiednia uchwała zarządu podjęta bezwzględną większością głosów. Gdy zarząd jest jednoosobowy, to nie ma podstaw do określania sposobu reprezentacji w umowie spółki (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 grudnia 2016 r., sygn. akt II CSK 163/16). Łączny sposób reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dotyczy jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy, natomiast jeżeli zarząd jest jednoosobowy, jedyny członek zarządu ma prawo samoistnego reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 24 lipca 2013 r., sygn. akt III CNP 1/13 stwierdził, że „ograniczanie jej prawa poprzez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą, np. prokurentem, jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która – w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki”.
Jeżeli zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wieloosobowy, sposób reprezentacji określa umowa. W przypadku, gdy umowa nie zawiera żadnych postanowień w tym zakresie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, natomiast odwołać prokurę może każdy członek zarządu.
Kodeks spółek handlowych nie przewiduje innych funkcji niż członkostwo w zarządzie. W praktyce jednak, w wielu sytuacjach członkowie zarządu określani są mianem Prezesów czy Wiceprezesów Zarządu. Takie nazewnictwo funkcji zależy wyłącznie od wspólników, którzy już w umowie spółki mogą nadać funkcji członka zarządu inną nazwę. Po wpisaniu spółki do rejestru, odmienną nazwę funkcji danego członka zarządu, można ująć w uchwale powołującej do zarządu spółki.
Członkowie zarządu pełnią swoją funkcję co do zasady odpłatnie. Zasady i wysokość ich wynagradzania może ustalać uchwała wspólników. Członkowie zarządu nie mogą bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani należeć do organów innych spółek. Zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, oczywiście. W przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego małżonka, krewnych oraz innych osób, z którymi członek zarządu powiązany jest osobiście, członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu tych spraw. Może także żądać zaznaczenia tego w protokole. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim, spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub rada nadzorcza. Szczególny przypadek w zakresie reprezentacji spółki odnosi się do dokonywania czynności prawnej pomiędzy spółką a członkiem zarządu będącym jedynym wspólnikiem spółki, który jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takiej sytuacji spółkę reprezentuje jedyny członek zarządu, który jest jednocześnie drugą stroną tych czynności, a sama czynność wymaga formy aktu notarialnego.
Wspomniano już, że uchwały zarządu dla swojej ważności zasadniczo nie wymagają podpisów ani ogłoszenia. Ustawodawca przewidział jednak sytuacje, w których do skuteczności uchwał wymagane jest ich podpisanie przez wszystkich członków zarządu. Stosownie do art. 19 k.s.h., złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane, kiedy ustawa tak stanowi. A ustawa tak stanowi w następujących sytuacjach:
- gdy zgłaszany jest wniosek o zawiązanie spółki z o.o. do sądu rejestrowego (art. 164 § 1 k.s.h.), do którego załącznikiem jest oświadczenie o wniesieniu wkładów w całości przez wszystkich wspólników, które to oświadczenie również podpisuje cały zarząd (art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h.), a ta regulacja obowiązuje także po każdorazowym podniesieniu kapitału (art. 262 § 2 pkt 3 k.s.h.),
- gdy umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca, wszyscy członkowie zarządu podpisują listę wspólników i oświadczenie o pokryciu wkładów w całości przez wszystkich wspólników (art. 167 § 4 pkt 2 i 3 k.s.h. i art. 167 § 5 pkt 1 k.s.h.),
- gdy obniżono kapitał zakładowy, zarząd podpisuje oświadczenie stwierdzające, że wszyscy wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w terminie, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni i składa je sądowi rejestrowemu (art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h.),
- gdy umorzono udziały, wszyscy członkowie zarządu podpisują oświadczenie w formie aktu notarialnego, o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego, przewidzianych w ustawi i umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego (art. 265 § 4 k.s.h.),
- gdy nastąpiły zmiany dotyczące wspólników, które następnie wpisano do księgi udziałów, zarząd podpisuje nową listę wspólników i składa ją sądowi rejestrowemu (art. 188 § 3 k.s.h.).
Oprócz prowadzenia sądowych i pozasądowych spraw spółki i jej reprezentowania, do obowiązków zarządu należy także prowadzenie księgi udziałów, do której wpisywane są: nazwisko i imię albo firma (nazwa) i siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów oraz ustanowienie zastawu / użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika / użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące wspólników i przysługujących im udziałów.
Wskazano już, że członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a ewentualne, dodatkowe wymagania pochodzą od wspólników spółki. Ustawodawca przewidział jednak zakaz powołania do zarządu, który wynika z art. 18 § 2 k.s.h., stanowiącego, że członkiem zarządu nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 585, art. 587, art. 590 i art. 591 k.s.h., chyba że zakaz ten ustał wskutek upływu czasu, wraz z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego, gdy nastąpiło zatarcie skazania albo gdy sąd postanowieniem zwolnił taką osobę z zakazu pełnienia funkcji w spółce.
Przed dokonaniem wpisu do rejestru, sąd rejestrowy dokonuje weryfikacji członka zarządu w Krajowym Rejestrze Karnym i w przypadku negatywnej weryfikacji, oddala wniosek o wpis. Oznacza to, że w przypadku powołania do zarządu i wyrażenia zgody na powołanie, osoba skazana prawomocnym wyrokiem, nie zostanie wpisana do rejestru przedsiębiorców. Z kolei członkowie zarządu, którzy zostaną prawomocnie skazani za ww. przestępstwa, są wykreślani przez sąd rejestrowy z urzędu, chyba że spółka sama złoży wcześniej stosowny wniosek. W takim przypadku, mandat członka zarządu wygasa, bez konieczności odwoływania czy składania rezygnacji.